7 productiviteitstips

Focus

Focus door de ‘Pomodoro’-techniek te gebruiken. Deze techniek, bedacht door Francesco Cirillo in de jaren tachtig, heeft zijn naam gekregen van de tomaatvormige kookwekker die Cirillo gebruikte om in blokken van 25 minuten te werken. Het idee is dat je in een pomodoro, een blok van 25 minuten, volledig geconcentreerd werkt aan een taak en je door niets laat afleiden. Na een blok van 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Dat herhaal je vier maal en na de vierde pomodoro neem je een langere pauze, bijvoorbeeld 15 of 30 minuten. Het kader van 25 minuten werken aan een taak zonder afleiding bevordert de focus en verhoogt je efficiëntie.

Review

Kijk je systeem regelmatig door, minstens wekelijks. Een succesvol takensysteem is er een waarvan je weet dat het je externe brein is, dat er alle informatie in staat die je niet mag of wilt vergeten. Je kunt zo’n systeem alleen vertrouwen als je het regelmatig doorkijkt, zodat je weet welke taken je wanneer wilt plannen en welke acties er op de agenda staan voor de komende tijd. De wekelijkse review is een van de kernelementen van de Getting Things Done methode.

Actie(f)

Gebruik een takensysteem. Apps als Todoist, Herinneringen, OmniFocus, 2Do kunnen helpen om je taken overzichtelijk op een plek op te slaan. Deze apps kunnen je ook herinneren aan taken, zodat er niets door je vingers glipt.

Formuleer taken als een actie. Een veelgemaakte fout bij het opschrijven van taken is dat ze cryptisch worden opgeschreven. Een taak zet je in je systeem omdat je ‘toekomstige’ jou eraan wilt herinneren. Bedenk wat je in de toekomst, als de taak moet worden uitgevoerd, aan informatie nodig hebt om hem te kunnen uitvoeren. Een taak die “moeder” heet is niet erg behulpzaam. De taak “moeder bellen” is al beter, zorg altijd voor een werkwoord in je taak. Nog beter is “moeder bellen om te vragen of ze wensen heeft voor haar verjaardagscadeau”, nu weet ‘toekomstige’ jou precies wat je moet doen om de taak als gedaan te kunnen markeren.

Naamgeving

Bestanden worden soms met de meest cryptische namen op de computer opgeslagen. Zet bijvoorbeeld een datum in je bestandsnamen gevolgd door termen waar ‘toekomstige’ jou naar zou kunnen zoeken. Een bestand KPN428266428y73.pdf zal je niet veel zeggen als je het over twee maanden op je computer tegenkomt. Bedenk een systeem voor je bestandsnamen en gebruik het consequent, dan weet je altijd in een oogopslag wat er in een bestand staat. Eerdergenoemde bestand zou dus beter 2017-07-18 factuur kpn.pdf kunnen heten. Het voordeel van starten met een datum is dat je computer bestanden automatisch zal sorteren van oudste naar nieuwste (of andersom) bestand.

Klaarspelen

Wordt effectiever met bijvoorbeeld de ‘Getting Things Done’-methode. Deze methode is door David Allen ontwikkeld en opgeschreven en is een van de populairste productiviteitsmethoden. Het systeem is eenvoudig en flexibel aan je eigen voorkeuren aan te passen. In een notendop komt het systeem neer op vijf stappen:

  1. Verzamel alles dat je aandacht heeft,
  2. Verwerk die informatie, wat betekent het,
  3. Organiseer de informatie,
  4. Herzie je systeem, en
  5. Voer je taken uit.

 

Notities

Verzamel en organiseer je ideeën in een centrale plaats zodat je ze altijd terugvindt. Je kunt dat in een fysiek notitieboek doen, zoals een Moleskine die je altijd bij je hebt. Of je slaat ze op in je smartphone of computer met behulp van apps als Notities, Evernote, Bear of DevonThink. In veel van deze applicaties kun je niet alleen je eigen tekst opslaan, maar ook andere bestandstypen als PDFs, plaatjes, Word documenten en spreadsheats. Vooral Evernote en DevonThink zijn geschikt als everything bucket waarin je informatie kunt opslaan en er met tags of mappen structuur aan kunt geven.

Uitspreiden

Backup je bestanden regelmatig volgens de 3-2-1 methode. Je hoopt dat het nooit zal gebeuren, maar als de harde schijf in je computer kapot gaat, je huis overstroomt of er ingebroken wordt kan het zijn dat je de enige kopie van je computergegevens kwijtraakt. Daarom is het maken van backups van de gegevens op je computer, tablet of smartphone ongelooflijk belangrijk. De veiligste methode om dat te doen is volgens het principe van 3-2-1:

  • zorg dat je van alle data tenminste drie kopieën hebt,
  • waarvan twee lokaal maar op verschillende media (bijvoorbeeld je computer en een externe harde schijf),
  • en tenminste één kopie op een andere locatie (dat kan bijvoorbeeld het huis van vrienden of familie zijn, of in de cloud zoals Dropbox, Google Drive, iCloud of gespecialiseerde backup services als Crashplan en Backblaze).

Kop koffie/thee

Een half uur brainstormen of vrijblijvend praten over je vraag, probleem of uitdaging? Maak een (virtuele) afspraak voor een kop koffie of thee!

Share This